Le pack « lettre recommandée électronique » avec envoi externalisé

Paragon ID gère pour vous l’ensemble des envois de recommandés électroniques vers les personnes morales (BtoB) et vers les particuliers (BtoC). Quel que soit le format de vos documents à expédier (pdf, Word…), ils sont automatiquement dématérialisés pour transiter via notre interface web sécurisée et acheminés vers leurs destinataires selon les modes de distribution pour lesquels vous optez : email et/ou courrier.

En cas d’envoi de lettre recommandée électronique, Paragon ID a mis en place une procédure d’authentification ultra sécurisée. Concrètement, lorsque votre destinataire clique sur le lien destiné à approuver la réception du courrier recommandé, un code lui est transmis par email ou SMS, l’invitant à s’identifier. Les notions de preuves et de valeur légale sont ainsi établies.

En cas de non ouverture de la lettre recommandée électronique, l’impression et l’envoi d’un courrier recommandé papier est alors automatiquement généré et remis traditionnellement par La Poste. 

Automatisez la réception de vos lettres recommandées électroniques

Concernant vos échanges de documents recommandés, et la mise en place de process numériques adaptés, cette nouvelle législation implique :

• de garantir l’identité du destinataire et de l’expéditeur,

• de créer des boîtes mails dédiées au sein de votre entreprise,

• de prévoir la transmission automatique des documents vers les services compétents,

• de récupérer et traiter une lettre recommandée électronique sur vos boîtes mails.

Là encore, Paragon ID a tout prévu et vous propose des solutions sur mesure afin de gérer ces nouveaux flux entrants.

Archivez en toute sécurité et en toute simplicité !

Tous les flux de documents gérés par Paragon ID sont traçables en temps réel. Notre solution logicielle vous permet, à tout moment :

• de restituer le document concerné, quel que soit son format d’enregistrement,

• d’accéder à la preuve d’expédition, de dépôt, et de délivrance au destinataire.

Nous mettons à votre disposition trois options pour l’archivage, selon les spécificités réglementaires relatives aux documents à sauvegarder :

• Solution PARAGON ID (solution certifiée AFNOR NF Z 42-13 depuis 2009)

• Solution tiers archiveur de confiance (en partenariat avec les opérateurs privés leaders du secteur)

• Solution «in house» si vous possédez déjà un système d’archivage (Paragon ID connecte simplement le module de gestion des lettres recommandées électroniques à l’infrastructure existante).

La durée d’archivage est fixée par défaut à un an. Durée qui peut être modulée à la carte selon vos besoins et portée jusqu’à 10 ans.

Optez pour une expérience client à la pointe !

Mieux communiquer avec vos clients, c’est avant tout parfaitement les connaître.

C’est pouvoir échanger avec eux en toute réactivité, de manière traçable et personnalisée. Paragon ID met à votre service son expérience dans le traitement et l’enrichissement de bases de données qualifiées.

• Obtention du consentement du particulier pour l’échange de lettres recommandées électroniques

• Vérification des adresses postales

• Validation des adresses électroniques de vos fichiers entreprises

Paragon ID assure une communication ciblée et efficace vers vos clients. Tout en vous permettant de prendre une longueur d’avance sur vos concurrents.

À l’heure où les budgets sont de plus en plus en contraints, la lettre recommandée électronique est aussi une solution qui génère des gains financiers. Il suffit de comparer :

C’est aussi, par effet ricochet, un gain grâce à l’intégration aux logiciels métier de nos clients (GED, CRM, SAE, ERP, SIL) via les webservices. Sans compter la possibilité d’orienter ses collaborateurs vers des tâches à plus forte valeur ajoutée, la satisfaction des parties prenantes (clients, partenaires…) ou les économies d’impression « papier ».

Simplifier à l’extrême la gestion opérationnelle de vos flux documentaires et marketing  entrants et sortants : tel est notre objectif. Une stratégie qui intègre la prise en compte des processus critiques existants au sein de votre entreprise.

Pour sécuriser les flux de ses clients, PARAGON s’appuie sur une architecture informatique redondante de 4 sites de production.

Les données client sont supprimées dès leur traitement. Les données de traitement sont transformées en données de traçabilité (conforme ISO27001).

Bien sûr, la solution de lettre recommandée électronique élaborée par PARAGON s’inscrit en totale conformité avec le décret N°2011-144 du 2 février 2011. Un respect scrupuleux de la législation en vigueur doublé d’un procédé fiable qui englobe :

• une signature électronique conforme à l’article 1316-4 du Code Civil,
• un horodatage conforme au décret N°2011-434 du 20 avril 2011,
• un fichier de preuve associé à une transaction donnée,
• un document de référence pour la constitution des fichiers de preuve,
• un archivage Afnor NF Z 42-013.

Un suivi rigoureux et réactif

SLA, comme Service Level Agreement : trois lettres qui résument l’engagement de PARAGON sur les volumes, la qualification et les délais de traitement de vos flux entrants et sortants. Un reporting régulier vous est transmis : liste des lettres émises (ou restant à émettre) pour chaque typologie de courrier, nombre de lettres recommandées électroniques ouvertes ou converties au format papier, suivi des délais d’envoi.