5 raisons d’adopter la lettre recommandée électronique

La crise sanitaire du Covid-19 a eu de nombreuses conséquences. Dans le monde professionnel, la crise a été synonyme de l’augmentation du télétravail, des vidéo-conférences et de l'accélération numérique. Les équipes RH ont dû être innovantes et trouver des nouveaux moyens pour rester en contact avec leurs employés alors que la situation demandait une communication régulière. Il était par exemple requis d’envoyer une lettre recommandée suite à la mise en place de l’activité partielle. Une tâche difficile durant le confinement alors que la Poste fermait ses bureaux et réduisait son nombre de tournées.  Les entreprises doivent maintenant faire face aux conséquences économiques de la crise. En plus des services RH, la lettre recommandée devient également un outil nécessaire aux services comptables et juridiques qui voient se multiplier les relances de paiement et les mises en demeure. Elle représente cependant une tâche administrative lourde et coûteuse alors que beaucoup de salariés demeurent en télétravail.  Il existe une solution complémentaire simple, rapide et efficace qui permet d’envoyer des lettres recommandées depuis son ordinateur sans même se déplacer : la lettre recommandée électronique, ou LRE. Celle-ci apporte de nombreux bénéfices : 

  1. La valeur juridique est la même

 La LRE est la version numérique d’un courrier recommandé postal reconnu par la loi française. Sa valeur juridique est la même que la version papier à condition que :

• le prestataire chargé de l’envoi puisse attester de l’identité du destinataire et de l’expéditeur
• les dates d’expédition et de réception soient garanties et vérifiables
• si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable soit confirmé (accord demandé par courrier électronique avant l’envoi de la LRE et à confirmer dans les 15 jours)

  2. Simple à mettre en place même en période de crise

 Depuis un PC, il suffit de remplir la lettre, de choisir les paramètres et de télécharger les pièces jointes s’il y en a. Les documents sont automatiquement dématérialisés pour être réacheminés vers leurs destinataires. 

  3 . Gain de temps important

 Que l’on ait une ou des dizaines de lettres recommandées à envoyer, remplir toutes les petites cases du bordereau à la main prend beaucoup de temps ; ceci est sans compter l’impression des lettres et des pièces jointes et la mise sous pli (parfois après avoir eu à plier les documents pour qu’ils tiennent dans l’enveloppe…) Avec la LRE, un simple clic suffit et vos équipes peuvent se concentrer à leur travail. De plus, les courriers sont envoyés et donc reçus instantanément contre 2 à 3 jours par la poste et la gestion des retours est également rapide.      

  4 . Des économies considérables

 Outre les gains réalisés sur le papier et les consommables d’impression, la LRE permet de faire des économies sur les frais d’affranchissement. Envoyer une LRE coûte en effet environ 50% de moins qu’une lettre recommandée papier.  

  5. Tout est prévu !

 Si pour une raison quelconque, la LRE n’est pas délivrée à son destinataire (adresse email erronée, refus d’ouverture, boite mail pleine), une alerte est envoyée au prestataire et déclenche automatiquement l’envoi de la lettre en format papier.  Pour plus d’informations sur la LRE, contactez-nous.  Vous pouvez également visionner notre courte vidéo!